Datenschutz

Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei

1. Anwesenheitslisten, 2. Beantragung von Aufenthaltsgenehmigungen, 3. Bewerbungen, 4. Mitarbeiterbefragung, 5. Personaleinarbeitungsplan, 6. Personalmanagementsoftware, 7. Zeiterfassung, 8. Bonitätsprüfung, 9. Elektronischer Zahlungsverkehr, 10. Finanzbuchhaltung, 11. Kreditkartenzahlungen, 12. Provisionsabrechnung Handelsvertreter, 13. Unfallmeldungen Berufsgenossenschaft, 14. Angebote, 15. CRM System mit Warenwirtschaft, 16. Datenmanagement, 17. Kontaktformular Internetseite, 18. Kontaktdaten Geschäftspartner, 19. Kundendatenerfassung über ein Webportal, 20. Kundendienst und -Service, 21. Meinungsumfragen, 22. Newsletterversandt, 23. Rechnungen, 24. Reklamationen, 25. Terminierung Außendienst, 26. Testwaren, 27. Umsatzstatistiken, 28. Vertrieb Geschäftskunden, 29. Transponderverwaltung, 30. Zollabwicklung, 31. Besucherregistrierung.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, also z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Telefonnummer.

  1. Kontaktdaten und betrieblicher Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher gemäß Artikel 4 Absatz 7 DS-GVO ist FLEXIM Flexible Industriemesstechnik GmbH, Boxberger Straße 4, 12681 Berlin, Tel.: +49 (0)30 936 676 60, Fax: +49 (0)30 936 676 80. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von FLEXIM Flexible Industriemesstechnik GmbH ist unter der o.g. Anschrift, zu Händen der Abteilung Datenschutz, bzw. unter it-support@flexim.com erreichbar.

  1. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

1. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um die Anwesenheit von Personen festzuhalten. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke des berechtigten Interesses des Verantwortlichen auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO oder zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages mit der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die betroffene Person keinen Zutritt in das Gebäude erhält.

2. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um für die Einreise eines Antragstellers bzw. Mitarbeiters, der sich außerhalb der EU aufhält, genehmigen zu lassen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages mit der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO, zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht des Verantwortlichen auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c DS-GVO und ggfs. zur Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses und auf Grundlage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Antragsteller nicht einreisen kann.

3. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um eine Bewerbung zu bearbeiten, die ein Angebot eines Arbeitsuchenden an einen Arbeitgeber in der Wirtschaft oder im öffentlichen Dienst zur Begründung eines Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisses darstellt. Diese wird vom Bewerber per Email oder per Post an das Unternehmen geschickt. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Bewerber nicht eingestellt werden kann.

4. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um quantitative Daten von Mitarbeitern im Rahmen eines persönlichen Gesprächs zu erheben. Es handelt sich um ein sensibles personalwirtschaftliches Instrument, welches zu unterschiedlichen Zielsetzungen eingesetzt werden kann. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin auf Grund eines berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass Mitarbeiter nicht an der Befragung teilnehmen können, wodurch sich das Ergebnis verfälscht.

5. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um die administrative Einstellung, mithin die Einarbeitung in die Arbeitsaufgabe einerseits und andererseits die soziale Eingliederung in das Arbeitsumfeld, zu ermöglichen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrages auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die optimale Einarbeitung des Mitarbeiters nicht gewährleistet wird und dieser ggfs. keine selbständigen Tätigkeiten ausführen kann.

6. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um in einer Organisation die Erfassung, Verarbeitung, Bearbeitung und Analyse personenbezogener Daten zu erleichtern. Diese dient grundsätzlich dem Bereich des Human Ressource Managements. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen/Vertrag auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO und zum Zwecke der Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses und auf Grundlage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Gesamtheit der Mitarbeiter nicht verwaltet werden kann, keine Löhne ausbezahlt werden können oder Betriebsabläufe könnten ins Stocken geraten.

7. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um die Zeitmenge, die ein Beschäftigter arbeitet, zu erfassen, gegebenenfalls durch ein formelles Einstempeln oder beruhend auf einer informellen Vereinbarung. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrages auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die geleisteten Arbeitsstunden nicht erfasst werden können.
 
8. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um die Bonität eines Vertragspartners vor Vertragsabschluss und während der Vertragslaufzeit zu prüfen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages und auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO und zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass Forderungen ausfallen können.

9. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um gegebenenfalls noch beleghaft eingereichte Zahlungsaufträge, auf EDV-Medien zu erfassen und im Verrechnungsverkehr zwischen den Kreditinstituten im beleglosen Datenträgeraustauschverfahren abzuwickeln (Bargeldloser Zahlungsverkehr). Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrages mit der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Zahlungen von offenen Forderungen, das Einziehen von Verbindlichkeiten nicht möglich ist und dass Geschäftsabläufe gestört werden.

10. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um alle Zahlungsvorgänge und Bewertungen in einem Unternehmen zu erfassen. Als Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens bildet die Finanzbuchhaltung die Grundlage zur Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen und von Bilanzen, aus denen der Wert des Unternehmens hervorgeht. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung einer rechtlichen Pflicht des Verantwortlichen auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass das Unternehmen gesetzliche Auflagen nicht erfüllen kann, was ggfs. zu Abmahnungen und Kündigungen von betroffenen Mitarbeitern führen kann.

11. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um fällige Forderungen mittels einer Kreditkarte zu begleichen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrages mit der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass keine Zahlungen mit Kreditkarten getätigt werden können.

12. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um die Provision der Handelsvertreter abrechnen zu können. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses und auf Grundlage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu oder zur Erfüllung eines Vertragsverhältnis nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Handelsvertreter keine Provision erhält.

13. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um Unfälle von Mitarbeitern, die während der Arbeit oder auf dem Arbeitsweg geschehen, der Berufsgenossenschaft zu melden. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung einer rechtlichen Pflicht des Verantwortlichen nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass gesetzliche Auflagen verletzt werden und die Unfälle nicht gemeldet werden können.

14. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um eine empfangsbedürftige Willenserklärung abzugeben, die alle vertragswesentliche Bestandteile enthält und durch die ein Vertragsabschluss einem anderen so angetragen wird, dass das Zustandekommen des Vertrages nur noch von dem Einverständnis des Empfängers abhängt. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Interessent oder Kunde kein Angebot erhalten können und ggf. ein Vertrag nicht zustande kommen kann.

15. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um eine Verwaltung von Kundendaten (auch ERP genannt) zu ermöglichen, bei der auch Warenbewegungen erfasst werden. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrages mit der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO bzw. zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass Waren und/oder Dienstleistung nicht geliefert bzw. nicht zeitnah geliefert werden können.

16. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um eine Menge aller methodischen, konzeptionelle, organisatorischen und technischen Maßnahmen und Verfahren zur Behandlung der Ressource Daten mit dem Ziel, diese mit ihrem maximalem Nutzungspotential in der Geschäftsprozesse einzubringen und im laufenden Betrieb eine optimale Nutzung zu gewährleisten. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke von berechtigtem Interesse, das in Einzelfall durch eine Interessenabwägung abgewogen wird, wenn ein schutzwürdiges Interesse dem entgegensteht (insbesondere bei Kindern) auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass Daten nicht optimal genutzt werden können und dadurch Betriebsabläufe ins Stocken geraten.

17. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um einen Kontakt herstellen zu können. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrages mit der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO bzw. zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO oder auf Grundlage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, kein Kontakt zu den anfragenden Personen hergestellt werden kann.

18. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um Kontaktdaten von Geschäftspartnern wie Lieferanten und Interessenten zu sammeln, die in Kontaktordnern gespeichert werden, um langfristig angelegte, an ökonomischen Zielen ausgerichteten Interaktionen zwischen zwei Wirtschaftssubjekten zu erreichen, aus denen Geschäfte hervorgehen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages mit der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO und zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass Geschäftspartner nicht kontaktiert werden können.

19. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um Kundendaten über unser Webportal zu erfassen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der betroffenen Person nicht geholfen werden kann.

20. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um den Kunden alle Leistungen und Dienste des Unternehmens anzubieten. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO und zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages und auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Interessent oder Kunde nicht betreut werden können und vertragliche Verpflichtungen nicht erfüllt werden können.

21. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um bei einer Befragung von einer Anzahl von Personen die Meinungen zu einem bestimmten Thema zusammenzutragen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zu Werbezwecken und auch nur dann, wenn Sie uns hierfür Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DS-GVO erteilt haben. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass kein Kundenfeedback eingeholt werden kann.

22. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um Interessenten zu informieren welche sich in den Newsletter eintragen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt nur mit Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a DS-GVO oder zum Zwecke von berechtigtem Interesse, das in Einzelfall durch eine Interessenabwägung abgewogen wird, wenn ein schutzwürdiges Interesse dem entgegensteht (insbesondere bei Kindern) auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass Kunden nicht informiert werden können.

23. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um ein Dokument zu erstellen, in dem ein Unternehmen seinen Kunden über das aufgrund eines Vertrages fällige Entgelt informiert. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages und auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass keine Rechnungen geschrieben werden können.

24. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um eine mündliche oder schriftliche ausgedrückte Unzufriedenheit mit einem Produkt oder einer Dienstleistung von internen wie externen Kunden zu behandeln. Ursache können tatsächliche Mängel oder auch Missverständnisse oder unrealistische Erwartungen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages und auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO und zum Zwecke der Erfüllung einer rechtlichen Pflicht des Verantwortlichen auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Reklamation nicht abgewickelt werden kann.

25. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um einen Termin mit dem betroffenen zu vereinbaren und die Verwaltung von gewährleisten zu können. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO und zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages und auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass keine Außendienst Termine vereinbart werden können.

26. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um einem Kunden oder Interessenten Testwaren zu schicken, die von diesem angefordert wurden. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO und zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages und auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Interessent oder Kunde nicht betreut werden kann und keine Testwaren erhält.

27. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um den Umsatz, auch Erlös genannt, für einen bestimmten Zeitraum festzuhalten. Diese umfasst die Summe aller Einnahmen, die durch Forderung oder Rechnungsstellung an andere, für Produkte und/oder Dienstleistungen eines Unternehmens, ausgestellt sind. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke von berechtigtem Interesse, das in Einzelfall durch eine Interessenabwägung abgewogen wird, wenn ein schutzwürdiges Interesse dem entgegensteht (insbesondere bei Kindern) auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass Umsätze nicht ausgewertet werden können und somit keine Provisionskalkulation vorgenommen werden kann.

28. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um mit spezielle Prozesse im Unternehmen Geschäftskunden zu gewinnen. Hierbei wird versucht Waren und/oder Dienstleistungen an Geschäftskunden zu verkaufen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen/Vertrag auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass keine Waren bzw. Dienstleistungen verkauft werden können.

29. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um eine Transponderübergabe zu dokumentieren, damit sichergestellt werden kann, dass dieser beim Ausscheiden des Mitarbeiters wieder eingezogen wird. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses und auf Grundlage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu und auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Mitarbeiter die Büroräume nicht betreten kann.

30. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um Waren und Dienstleistungen über den Zoll abzuwickeln und Daten einzureichen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung einer rechtlichen Pflicht des Verantwortlichen nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass gesetzliche Auflagen verletzt werden und Waren oder Dienstleistungen vom Zoll blockiert werden.

31. Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um einen Besuch von Betroffenen in einem Unternehmen festzuhalten und dadurch festzustellen, wer sich in den Geschäftsräumlichkeiten aufhält. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke von berechtigtem Interesse, das in Einzelfall durch eine Interessenabwägung abgewogen wird, wenn ein schutzwürdiges Interesse dem entgegensteht (insbesondere bei Kindern) auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO und Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass Besucher nicht registriert werden können und dadurch das Unternehmen nicht besucht werden kann.

Wir übermitteln personenbezogene Daten an zuständige Mitarbeiter/Abteilungen; den Betriebsrat; Auditoren; Geldinstitute; Kunden; Steuerberater; Wirtschaftsprüfer; Sozialversicherungsträger; Debitoren; Kreditoren.

Die personenbezogenen Daten werden von uns in Bezug auf das Verfahren „Newsletterversandt“ nach USA übermittelt. Ein Angemessenheitsbeschluss der Kommission gemäß Artikel 45 Absatz 3 DS-GVO liegt vor (Privacy Shield).

Eine weitergehende Verarbeitung erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

Wir unterhalten aktuelle technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Schutzes personenbezogener Daten. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik jeweils angepasst.

  1. Dauer der Datenspeicherung

Soweit wir Ihre Kontaktdaten nicht für betriebliche Zwecke verarbeiten, speichern wir die für die erhobenen Daten solange bis der Zweck erfüllt wurde, zu dem die Daten erhoben wurden, und nicht mehr erforderlich sind oder bei

1. Anwesenheitslisten bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren.
2. Beantragung von Aufenthaltsgenehmigungen bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren.
3. Bewerbungen bis zum Ablauf der Frist von 6 Monaten.
4. Mitarbeiterbefragung bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren.
5. Personaleinarbeitungsplan bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren.
6. Personalmanagementsoftware bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren.
7. Zeiterfassung bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren.
8. Bonitätsprüfung bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren.
9. Elektronischer Zahlungsverkehr werden diese unverzüglich gelöscht.
10. Finanzbuchhaltung bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren.
11. Kreditkartenzahlungen bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren.
12. Provision Handelsvertreter bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren.
13. Unfallmeldungen Berufsgenossenschaft bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren.
14. Angebote bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren.
15. CRM System mit Warenwirtschaft bis zur Beendigung des geschäftlichen Verhältnisses.
16. Datenmanagement bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren.
17. Kontaktformular Internetseite bis die Notwendigkeit der Speicherung entfällt.
18. Kontaktdaten Geschäftspartner bis zur Beendigung des geschäftlichen Verhältnisses.
19. Kundendatenerfassung über ein Webportal bis zum Ende der Geschäftsbeziehung.
20. Kundendienst und -Service bis zum Ende der Geschäftsbeziehung.
21. Meinungsumfragen bis die Notwendigkeit der Speicherung entfällt.
22. Newsletterversandt bis sich vom Newsletter abgemeldet wird.
23. Rechnungen bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren.
24. Reklamationen bis die Notwendigkeit der Speicherung entfällt.
25. Terminierung Außendienst bis die Notwendigkeit der Speicherung entfällt.
26. Testwaren bis die Notwendigkeit der Speicherung entfällt.
27. Umsatzstatistiken bis die Notwendigkeit der Speicherung entfällt.
28. Vertrieb Geschäftskunden bis die Notwendigkeit der Speicherung entfällt.
29. Transponderverwaltung bis der Mitarbeiter ausscheidet.
30. Zollabwicklung bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren.
31. Besucherregistrierung bis zum Ablauf der Frist von 1 Jahr.

  1. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben das Recht, von uns jederzeit über die zu Ihnen bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Artikel 15 DS-GVO) Auskunft zu verlangen. Dies betrifft auch die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die diese Daten weitergegeben werden und den Zweck der Speicherung. Zudem haben Sie das Recht, unter den Voraussetzungen des Artikel 16 DS-GVO die Berichtigung und/oder unter den Voraussetzungen des Artikel 17 DS-GVO die Löschung und/oder unter den Voraussetzungen des Artikel 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Ferner können Sie unter den Voraussetzungen des Artikel 20 DS-GVO jederzeit eine Datenübertragung verlangen –sofern die Daten noch bei uns gespeichert sind.

Im Fall einer Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrnehmung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e DS-GVO) oder zur Wahrnehmung berechtigter Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO), können Sie der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Im Fall des Widerspruchs haben wir jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken zu unterlassen, es sei denn,

–   es liegen zwingende, schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder

–   die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

Wenn die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu wiederrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hierdurch nicht berührt (Artikel 7 Absatz 3 DS-GVO).

Unter den Voraussetzungen des Artikel 21 Absatz 1 DS-GVO kann der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, widersprochen werden.

  1. Kontakt

Alle Informationswünsche, Auskunftsanfragen, Widerrufe oder Widersprüche zur Datenverarbeitung richten Sie bitte per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten unter it-support@flexim.com oder per Brief an die unter 1.  genannte Adresse. Für nähere Informationen verweisen wir auf den vollständigen Text der DS-GVO, welcher im Internet unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R067... verfügbar ist.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde über datenschutzrechtliche Sachverhalte zu beschweren.

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
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